Kommunikationsprozesse verlaufen schnell, sind komplex und werden von Routinen geprägt, die die Menschen sich im Lauf ihres Lebens angeeignet und in hohem Mass stabilisiert haben. Bei einer Kommunikation bleibt in der Regel keine Zeit für lange Situationsorientierung, denn Ziele müssen schnell gesetzt werden und Reaktionen im Fluss der Kommunikation schnell umgesetzt werden. Um handlungsfähig zu bleiben, erscheint Kommunikation zu grossen Teilen wie automatisiert, damit Kapazitäten bleiben, die Hauptaktivitäten der Kommunikation auszuführen.
Wenn man ein Gespräch plant, berücksichtigt man die Art des Gesprächs, die wichtigsten Ziele und versucht meist ein methodisches Vorgehen zu wählen. Man nutzt dabei sein Wissen über Kommunikation und Gesprächsführung und legt sich Strategien für das Gespräch zurecht. Im Gespräch selbst konzentriert man sich dann auf die Hauptaktivitäten und nimmt das eigene Verhalten und das des Gesprächspartner wahr. So kann man angemessen reagieren.
Kommunikative Routinen halten dabei handlungsfähig, da man nicht immer von Neuem Handlungsmöglichkeiten suchen, entscheiden, auswählen und erst dann reagieren kann. Diese Handlungsroutinen sind wie kleine Drehbücher organisiert, sie stehen fertig zur Verfügung. Auf der Ebene des Gesamtgesprächs orientiert man sich am Anlass des Gesprächs, man analysiert die Situation und setzt sich Ziele für das Gespräch. Man plant den Ablauf, je nachdem, um welche Art von Gespräch es sich handelt. Man führt das Gespräch und steuert es, wenn es auf Abwege gerät und man wertet aus und speichert die Gesprächserfahrungen. Manche Kommunikationen sind schwierig zu steuern, da sie stark durch Routinen beeinflusst werden. Oft sind die sequentiellen Einzelschritte kaum als solche wahrnehmbar, eigenes Handeln erscheint als intuitiv oder aus dem Bauch heraus zu geschehen, wobei sich vieles über Erfahrungen in Routinen verfestigt hat, die man als kleine Drehbücher quasi fertig zur Verfügung hat.
